Hybride Arbeit – Teil 3: So gelingen virtuelle Meetings

Tipps für hybride Arbeit #3: Wie virtuelle Meetings erfolgreich gelingen – Anleitung für den produktiven Mix aus physischer und virtueller Arbeit

Hybride Arbeit: Nach unserem Tipp Nummer 2 zur Kommunikation folgt nun unseren Tipp Nummer 3: Wir schauen uns das Thema virtuelle Meetings genauer an und ergründen die Erfolgsfaktoren produktiver virtueller Meetings.

Wie immer erfahrt ihr hier in unserer Artikelserie, wie ihr als Führungskräfte eine starke hybride Arbeitskultur schaffen könnt – hierzu geben wir Anregungen und teilen unsere Erfahrungen aus den letzten Wochen und Monaten.

Wir, das sind Birgit Ströbel und Kim Wlach von der Organisationsberatung Berg & Macher. Uns vereint der Gedanke, dass Unternehmensstrukturen und Arbeitsweise ein dringendes Update brauchen.

Lasst uns loslegen:

Was macht gute virtuelle Meetings aus? Fünf Spielregeln, die jeder kennen sollte

Birgit: „Fünf einfache Spielregeln – und virtuelle Meetings laufen rund:

1. 1. Spielregel: Kamera an, Mikro aus. Zu Beginn legen wir fest, wie wir im Meeting mit der Technik und miteinander umgehen möchten: Jeder stellt sein Mikrofon auf Mute und unmuted sich, wenn er oder sie spricht. Kamera wird eingeschaltet und Pünktlichkeit ist key.
   2. Spielregel: Fester Ablauf bei wiederkehrenden Meetings. Der Start mit einem Check-In, Einholen von Feedbacks zur letzten Woche oder auch eine grobe Agenda helfen, aus virtuellen Meetings einen wertvollen Output zu ziehen.
   3. Spielregel: Aktiv teilnehmen. Das aktive Mitmachen und Einbringen von Ideen kann durch Tools gefördert werden. Unser Tipp für Gamification, mehr Interaktion und für schnelle Live-Umfragen: Kennt ihr schon die Slido-Alternative AhaSlides? Digitale Whiteboards von Mural oder Conceptboard unterstützen euch bei der interaktiven Zusammenarbeit.
   4. Spielregel: Pausen einplanen. Für gute Meetings braucht es Aufmerksamkeit. Setzt bei virtuellen Meetings nach einer Stunde eine kurze Pause an. Haltet zusätzlich zwischen den Meetings im Kalender eine Lücke frei.
   5. Spielregel: Tools eindeutig festlegen. Damit nicht jedes Team sein eigenes Süppchen kocht, legt fest, welche Tools für virtuelle Meetings benutzt werden sollen. Ihr könnt euch für eines der bekannten Video-Konferenz-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom entscheiden oder für alternative Lösungen wie vectera, welches erweiterte Meetingfunktionen bietet, wie das vereinfachte Einholen von Feedback und Mitprotokollieren

Eine gute technische Ausstattung, wie Bildschirm, Headset, Kamera, einheitliche Software und stabiles Internet sind inzwischen unverzichtbar. Als Führungskraft solltet ihr darauf achten, dass alle Mitarbeiter im Team sicher darin sind, selbständig Video-Konferenzen durchführen zu können.“

Wann ist der Einsatz von Video-Konferenzen sinnvoll und wann sind diese sogar gleichwertig zu physischen Meetings zu sehen?

Kim: „Virtuelle Meetings und Video-Konferenzen sind insbesondere für Teambesprechungen oder im Turnus wiederkehrender Meetings gut geeignet. Insbesondere, wenn allgemeine Informationen ausgetauscht werden und es sich nicht um ein Arbeitsmeeting mit vielen schwierigen Entscheidungen handelt.

Bei virtuellen Meetings habe ich zudem die Möglichkeit, Meetings und Inhalte aufzuzeichnen und mitschneiden. Die Informationen gehen so nicht verloren und können auch noch später eingesetzt werden. Kurzfristig benötigte Meetings sind als virtueller Termin auch leichter im Tagesablauf unterzubringen. Ebenfalls melden Teams positive Erfahrungen bei der virtuellen Umsetzung von Schulungen: Sei es im fachlichen Onboarding für neue Mitarbeiter oder für Produktschulungen.

Gerade jetzt lohnt es sich, gemeinsam mit dem Team festzulegen, welche Meetings besser im Büro stattfinden sollten und welche Meetings ganz bewusst auf virtuelle Meetings umgestellt werden können.“

Wo sind physische Meetings ein Vorteil?

Birgit: „Für Erstgespräche, in denen es um das gegenseitige Kennenlernen geht, für intensive Verhandlungen und aktuell auch noch bei Netzwerkterminen, liegt die physische Besprechung immer noch vorne. Auch Personalgespräche, wo es um Feedback, um zwischenmenschliche, sensible Inhalte und Themen geht, lassen sich face-to-face deutlich besser durchführen. Immer, wenn es Emotionen im Spiel sind, sind physische Meetings oder Workshops besser. Selbst Workshops zu komplexen Themen, die mehr als einen halben Tag beanspruchen, erzielen als Präsenztermin bessere Ergebnisse.“

Kim: „Um die Kultur und das Miteinander im Team zu fördern, selbst wenn ein Team komplett virtuell arbeitet – sind zumindest quartalsweise persönliche Treffen sehr wertvoll. Das gilt auch für das persönliche Onboarding von neuen Mitarbeitern.

Fazit: Unsere Beobachtungen beziehen sich auf die aktuelle Situation.
Gerade entstehen immer mehr Lösungen für die Interaktion und digitale Kollaborationstools im virtuellen Raum. Es kann also gut sein, dass sich unsere Einschätzung, wann physisch stattfindende Meetings und Workshops besser sind, nochmals verändert.“

Über Birgit Ströbel:

Nach vielen Jahren als Gründerin großer Internetportale und Unternehmerin begleitet Birgit Ströbel heute erfolgreiche mittelständische Unternehmen zu zukunftsfähigem Wachstum. Sie begleitet Veränderungsprozesse im Rahmen der Digitalen Transformation mit den Schwerpunktthemen Visionsentwicklung, Organisationsentwicklung, Modern Leadership und Unternehmenskultur. Daneben ist sie aktiv in der Startupszene und unterstützt Gründer als Business Angel mit Kapital und Knowhow.

Über Kim Wlach:

Kim hat das Unternehmen Berg & Macher gegründet, um Arbeit für Menschen und Organisationen zu einem motivierenden und wertschätzenden Ort zu machen. Als Experten für agile Organisationsentwicklung, New Work und Unternehmenskultur begleitet und berät Berg & Macher Unternehmen bei der Transformation und bei der Purpose- und Leitbildentwicklung.

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