5 Hacks für eine effektive Zusammenarbeit

Effektive Zusammenarbeit im Team

Um unsere effektive Zusammenarbeit im Team und über Abteilungsgrenzen hinweg könnte es besser stehen. Die Pandemie hat einmal mehr die steigende Komplexität in unserer Zusammenarbeit und den nötigen Abstimmungen offengelegt.

Es ist höchste Zeit, dass wir Unternehmen und unsere Zusammenarbeit darin neu denken und effektiver gestalten. Die Zeit ist reif, dass wir die alte Managementlehren hinter uns lassen und neue Ansätze finden und testen, die viel besser zu den heutigen Anforderungen unserer Umwelt, des Marktes und der Arbeitsweise als Wissensarbeiter passen. 

Effektive Unternehmen bauen auf handlungsstarke Teams auf, die eigenverantwortlich handeln und Entscheidungen im Sinne des Unternehmens treffen können. Auf diese Weise können sie Probleme, auf die sie in unserem komplexen Umfeld stoßen, wie Auswirkungen der Pandemie, Folgen des Krieges oder die Lösungsfindung für komplett neue Themenstellungen, selbst lösen.

Hürden für eine effektive Zusammenarbeit

Doch auf dem Weg zu diesem Zielbild gibt es einige Hürden für eine effektive Zusammenarbeit zu überwinden. Die effektive Zusammenarbeit folgt neuen Prinzipien, welche geprägt sind von Iterationen, von Agilität, Transparenz und verteilter Verantwortung. Doch die bis dato bestehenden Organisationsstrukturen geben hierfür noch wenig Raum und verhindern ein andersartiges, anpassungsfähiges Zusammenarbeiten. Ebenso wurde in der Pandemie deutlich, dass in vielen Organisationen noch gar keine echte Zusammenarbeit stattfindet und echte Teams fehlen, die gemeinsam an der Lösungsfindung für die Probleme des Marktes arbeiten dürfen.

Effektive Zusammenarbeit: Unsere 5 Hacks

Eine effektive Zusammenarbeit im Team basiert darauf, dass sich die Teams intensiv damit auseinandersetzen, wie sie möglichst wirksam handeln können. Das sind unsere fünf wichtigsten Hacks für eine effektive Zusammenarbeit:

Hack #1: Basis guter Zusammenarbeit: Vertrauen & Psychologische Sicherheit ermöglichen

Starten wir mit einem sehr grundlegenden Faktor: Für eine effektive Zusammenarbeit braucht es ein hohes Maß an Vertrauen und psychologischer Sicherheit im Team. Psychologische Sicherheit im Team bedeutet, das sich die Teammitglieder sicher fühlen, offen Ideen auszusprechen, Fragen zu stellen oder Fehler einzugestehen und sich gegenseitig unterstützen. Die Harvard Business School Professorin Amy Edmondson fand heraus, dass das Geheimnis erfolgreicher Teams auf die Ausprägung der psychologischen Sicherheit im Team zurückzuführen ist. Soweit so gut, doch wie kann man dafür sorgen, dass sich ein Gefühl von psychologischer Sicherheit einstellt? Das ist möglich, in dem das passende Umfeld geschaffen wird, in dem ein offener Gedankenaustausch und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit stattfinden kann.

 

Hack #2: Rollen vs. Stellen: Eigenverantwortung stärken

In klassischen Organisationen definieren Stellenbeschreibungen und Positionen, wer für was verantwortlich ist. Die Anpassung ist hier nicht so schnell möglich, wie das der Markt erfordern würde und dies führt zu Widersprüchlichkeiten. Mitarbeitende müssen neue Themenbereiche übernehmen, hängen aber noch in ihren alten Positionen fest und es kommt zu einem Verwirrspiel aus Leistungsbeurteilungen, unpassenden Incentivierungsmodellen und zu einer starken Überlastung. Das Rollensystem, welches v.a. durch Holacracy bekannt wurde, ermöglicht es, Verantwortlichkeiten dynamischer zu verteilen und anzupassen. Eine Rolle wird beschrieben durch den Sinn und Zweck, die Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und das Ziel. Teams können die Rollen der Mitarbeiter:innen so festlegen, wie es die aktuelle Situation gerade erfordert. Mitarbeiter:innen können mehrere Rollen übernehmen, den Umfang einer Rolle entsprechend festlegen und Rollen nach einiger Zeit auch weitergeben oder anpassen. Ebenfalls wird in der Rollenbeschreibung verankert, in welchem Verantwortungsbereich die Rolle selbst, nach dem Einholen von relevanten Perspektiven, Entscheidungen eigenverantwortlich treffen kann.

 

Hack #3: Routinen: Effektive Zusammenarbeit organisieren und Informationsfluss ermöglichen

Für eine effektive Zusammenarbeit brauchen Teams den Zugang zu wichtigen Informationen. Doch in komplexen Systemen ist es oft nicht vorhersehbar, an welcher Stelle welche Information hilfreich ist. Eine größtmögliche Transparenz der Informationen, die von überall aus verfügbar sind, ist deshalb wichtig.

Ebenso ist für eine effektive Zusammenarbeit relevant, dass eine regelmäßige Kommunikation und ein guter Informationsfluss etabliert ist. Hierzu dienen moderierte Routinen wie quartalsweise, wöchentliche und tägliche Meetings (Quarterly, Weekly, Daily).

 

Hack #4: Retrospektiven & Feedback: Kontinuierliche Verbesserung der effektiven Zusammenarbeit

Um die Effektivität der Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern, wird die Zusammenarbeit durch regelmäßige Retrospektiven weiterentwickelt. Die Teams sind so selbst in der Lage, aus ihren Fehlern möglichst schnell zu lernen. Das Ziel von Retrospektiven, die sich auf die Zusammenarbeit im Team beziehen, ist es, Barrieren für eine effektive Zusammenarbeit zu beseitigen. Retrospektiven motivieren die Teammitglieder, eigenverantwortlich Lösungen für Herausforderungen in der Zusammenarbeit zu finden und das Verhalten im Team, Strukturen und Prozesse selbst anzupassen. In der Retrospektive werden die Fragen beantwortet: Was lief gut? Was lief nicht so gut? Was können wir besser machen (indem, wie wir Aufgabenstellungen angehen)?

Regelmäßig Feedback zu geben und zu erhalten ist elementar und gleichzeitig eine Herausforderung. Es ist schwierig, auf ein einen längeren Zeitraum zurückzublicken und eine Reihe von Vorkommnissen in der Zusammenarbeit als positiv oder negativ zu beurteilen. Ein regelmäßiger Austausch mit Formaten, wie dem Start-, Stop-, Continue-Framework, macht es einfacher, über die Erfahrungen des Teams untereinander zu reflektieren. Über das Start-, Stop-, Continue-Framework werden die Fragen besprochen, was jede:r individuell in der Zusammenarbeit starten sollte, was in der Zusammenarbeit irritiert hat und eher aufgehört werden sollte und was sehr wertvoll für die Zusammenarbeit war und deshalb unbedingt weitergeführt werden sollte. Durch das regelmäßige Feedback untereinander wird erreicht, dass weniger übereinander geredet wird, sondern mehr und konstruktiv miteinander.

 

Hack #5: Effektive Zusammenarbeit durch schnelle Entscheidungsfindung

Mit dem Wunsch, alle Teammitglieder an Entscheidungen zu beteiligen, sind Unternehmen in eine Effektivitätsfalle getappt. Basisdemokratische Abstimmungen als Methode zur Entscheidungsfindung, bei denen jede:r zustimmen oder ablehnen kann, eignen sich höchstens für einfache Entscheidungen. Die Entscheidungsfindung zu komplexen Problemen würde so viel zu lange dauern. Deshalb hat sich der konsultative Einzelentscheid als effektive Form zur schnellen Entscheidungsfindung in agilen Organisationen etabliert. Beim konsultativen Einzelentscheid entscheidet eine Person alleine. Für die Entscheidung muss die Person vorab die relevanten Stakeholder konsultieren, um deren Fragen, Anregungen und Einwände anzuhören. Dies gibt der Person, die die Entscheidung fällen muss, mehrere Perspektiven für eine bessere Lösung und die Akzeptanz der Entscheidung steigt bei den Betroffenen, da sie gehört wurden. Jedoch, und hier liegt eben der Unterschied, trifft am Ende die beauftragte Person eine klare Entscheidung. Für unterschiedliche Herausforderungen gibt es unterschiedliche Entscheider:innen, sodass die Verantwortung für die Entscheidung durch die Organisation wechselt.

Fazit effektive Zusammenarbeit

Selbstorganisierte Teams sind darauf angewiesen, effektiv zusammenzuarbeiten, denn sie müssen in unsicherem Terrain schnelle Entscheidungen treffen.

Psychologische Sicherheit, mehr Autonomie und Eigenverantwortung, rollenbasiertes Arbeiten sowie eine kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit durch Retrospektiven und regelmäßiges Feedback sind für eine effektive Zusammenarbeit die Basis. Hinzu kommt die Fähigkeit zur schnellen Entscheidungsfindung. Diese wird ermöglicht durch die Klarheit darüber, wie Entscheidungen getroffen werden und wer entscheidet, ebenso wie die Verteilung von Verantwortung.

Lasst uns mit diesen Hacks unsere Zusammenarbeit neu denken und effektiver gestalten um mehr Kapazitäten zu haben, die komplexen Herausforderungen unserer Zukunft zu meistern.

Wichtige Links:

• Handlungsfelder einer agilen Organisation: Hier geht’s zum Berg & Macher 5-Felder-Modell
• Wir haben auch schon über eine hilfreiche Übung zur Entscheidungsfindung geschrieben.