Delegation Poker: Bessere Entscheidungsfindung in agilen Organisationen

Neue Wege für schnellere Entscheidungen im komplexen Umfeld

Keiner kann heute mehr alleine alle Entscheidungen für ein gesamtes Unternehmen treffen. Dazu ist die Geschwindigkeit, in der ein Unternehmen sich als lebendiger Organismus ständig anpassen muss, viel zu hoch. Doch je mehr Verantwortung auf noch mehr Schultern verteilt wird und damit auch Entscheidungen an den unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen getroffen werden müssen, wächst die Komplexität.

Umso mehr braucht es die Klarheit und Transparenz darüber:

1. Wer für welche Entscheidungen verantwortlich ist?
2. Wer für welche Entscheidungen einbezogen werden sollte?
3. Wo Entscheidungen immer wieder ins Stocken geraten und was die Ursachen dafür sein könnten?

Gerade Frage Nr. 2 birgt einige Tücken: Teams, die Entscheidungen formal treffen dürften, aber doch wieder einen großen Stab an Mitentscheidern ins Boot holen, verlangsamen den Weg der Entscheidungsfindung und binden viele Ressourcen. Es lohnt sich hier also nochmal besonders zu hinterfragen, wie die Anzahl an Personen möglichst klein gehalten werden kann, um zu einer guten Entscheidung mit vertretbarem Aufwand zu kommen.

Unterscheidung zwischen Konsens und Konsent

Hierzu lohnt sich ein kurzer Exkurs zur Unterscheidung von Entscheidungen im Konsens oder Konsent:

Demokratische Entscheidungen und Konsensentscheidungen kennen wir aus unserem Alltag. Demokratische Entscheidungen bedeutet: „Die Mehrheit entscheidet“. Eine Entscheidung im Konsens bedeutet: „Alle müssen zustimmen“. Entscheidungen werden nur dann gefällt, wenn alle damit einverstanden sind. Diese Entscheidungen umfassen aber auch einen hohen Zeitaufwand.

Als Alternative zur Konsensbildung hat sich der Konsent entwickelt. Konsent bedeutet: „Das beste Argument entscheidet“. Hierbei handelt es sich um einen partizipativen Entscheidungsprozess, bei dem Vorschläge durch das Einbringen von Einwänden weiterentwickelt werden und schließlich als akzeptiert gelten, sofern keine schwerwiegenden (nachvollziehbaren) Einwände mehr vorliegen. Dadurch ermöglicht der Konsent eine aktive Beteiligung derjenigen, die von der Entscheidung betroffen sind oder wertvolle Beiträge leisten können. Gleichzeitig führt dieser Ansatz zu schnelleren Entscheidungen, da lediglich das Fehlen von Widerständen erforderlich ist (anstelle der Zustimmung aller).

Um Entscheidungen in Teams mit verteilter Verantwortung möglichst effektiv und effizient zu treffen, bedarf es neue Wege zur Entscheidungsfindung und ein wenig Übung. Wir stellen hierfür im Folgenden eine konkrete Übung vor, mit der die Entscheidungsfindung in agilen Organisationen spielerisch geklärt werden kann.

Delegation Poker: Spielerisch Entscheidungsräume klären in agilen Organisationen

Delegation Poker ist eine gute Übung zur Veranschaulichung, wie Teams eigenverantwortlicher arbeiten und gleichzeitig schnell klare Entscheidungen treffen können. Die Übung wurde ursprünglich von Jurgen Appelo entwickelt.

Zum einen unterstützt Delegation Poker dabei, Rollen zu schärfen und aufzudecken, wo es noch Uneinigkeiten darüber gibt, welche Person für welche Entscheidung zuständig ist.

Zum anderen veranschaulicht Delegation Poker, dass das Delegieren von Aufgaben, Verantwortungsbereichen und ein damit verbundenes eigenverantwortliches Handeln vielschichtiger ist als einfach nur, im Minimalfall Anweisungen strikt befolgen zu haben oder im Extremfall zu tun, was einem gerade beliebt. Die Verteilung von Entscheidungsverantwortung lässt sich mehrstufig beschreiben.

Wir zeigen euch im Folgenden, wie ihr selbst die Übung Delegation Poker bei euch im Team und mit euren Führungskräften anwenden könnt.

Delegation Poker: Eine kompakte Anleitung

Verstehen der Delegationsstufen beim Delegation Poker: Ein Blick auf die Spielkarten und Spielvorbereitung

Bevor es losgeht, bekommt jeder von euch im Team einen Stapel Karten, die von 1 bis 7 nummeriert sind. Hierbei steht jede Nummer für eine bestimmte Stufe der Delegation, wobei 7 den höchsten Grad der Delegation darstellt. Wir schauen uns kurz die sieben Delegations-Stufen an, bevor wir den weiteren Spielverlauf erläutern:

1. Verkünden: Auf Stufe 1 besteht die Entscheidungsfindung darin, dass die Führungskraft oder die Person mit der Entscheidungsbefugnis die Entscheidung verkündet – meistens ohne besondere Begründung oder weitere Erklärung. Das Team wird hier über die Entscheidung informiert, ist im Prozess aber nicht involviert.
2. Verkaufen: Bei Stufe 2 des Delegationsgrades trifft die Führungskraft die Entscheidung und versucht das Team danach zu überzeugen, dass die Entscheidung die richtige ist.
3. Befragen: Auf Stufe 3 holt die Führungskraft oder der Entscheider vorher Meinung des Teams ein. Anmerkung aus der Praxis: Diese Stufe birgt auch so einiges Potenzial für Missverständnisse, weil Entscheider:innen manchmal versucht sind, die Teammitglieder über den Weg der Befragung zu überzeugen, jedoch die Entscheidung schon feststeht. Dies kann zu Frust führen, weil die Beteiligten oftmals relativ schnell bemerken, dass die Meinung des Entscheidungsträgers gar nicht mehr beeinflussbar ist und der Entscheidungsfindungsprozess somit abkürzbar gewesen wäre (Stufe 2). Das wiederum kann dazu führen, dass Teammitglieder bei der nächsten Befragung verhalten reagieren.
4. Einigen: Bei Stufe 4 wird im Konsens entschieden. Das bedeutet, bei der Entscheidung geht’s ums „Einigen“ und es wird im Team gemeinsam nach einem Kompromiss gesucht. Dieser Weg mag harmonisch wirken, bedeutet aber auch einen hohen Zeit- und Ressourcenaufwand.
5. Beraten: In Stufe 5 geht die Entscheidungsgewalt von der Führungskraft auf ein Teammitglied über, welches das fachlich kompetenteste ist oder den Entscheidungsbereich verantwortet. Hier berät die Führungskraft die nun entscheidende Person, die Entscheidung liegt jedoch final beim Teammitglied.
6. Erkundigen: Ab Stufe 6 hat der oder die Entscheider:in aus dem Team den Hut auf und entscheidet selbst. Die Führungskraft erkundigt sich hier lediglich nach der getroffenen Entscheidung.
7. Delegieren: Auf Stufe 7 ist der höchste Grad der Delegation erreicht. Die entscheidende Person aus dem Team hat hier das Ruder in der Hand und entscheidet autonom. Die Führungskraft muss die Entscheidung nicht mitbekommen.

Da wir nun einen Überblick über die sieben Stufen des Delegation Pokers haben, schauen wir uns den Spielablauf näher an:

Delegation Poker: Spielablauf in 5 Schritten

1. Szenario-Auswahl: Beginnt damit, typische Szenarien oder Situationen aus eurem Team vorzubringen. Das kann alles sein, von der Gestaltung eines Projektes bis hin zur Teamerweiterung.
2. Stille Reflexion und Kartenwahl: Jeder Spieler überlegt für sich, welche Delegationsstufe am besten zu dieser Situation passt. Wählt dann die entsprechende Karte mit der passenden Delegations- Stufe und legt sie verdeckt vor euch ab.
3. Gleichzeitige Enthüllung: Auf ein Zeichen dreht jeder seine Karte um. Dies geschieht gleichzeitig, um jegliche gegenseitige Beeinflussung zu vermeiden.
4. Begründung und Diskussion: Diejenigen mit den höchsten und niedrigsten Werten erklären ihre Entscheidung der Kartenwahl.
5. Wiederholte Abstimmung und Einigung: Führt die Abstimmung erneut durch und wiederholt die Schritte 2 bis 4. Wiederholt diesen Ablauf, bis ihr zu einem gemeinsamen Verständnis für die gegebene Situation gelangt seid.

Fazit: So können schnelle Entscheidungen in agilen Organisationen getroffen und Eigenverantwortung einfach geklärt werden

Die Übung Delegation Poker liefert eine gute Struktur, um verschiedene Perspektiven zu Entscheidungsräumen und Entscheidungsverantwortung kompakt und spielerisch übereinander zu legen. So kann in Team schnell ein kollektives Verständnis entwickelt werden, wie die Verantwortung bei Entscheidungen zu typischen Situationen verteilt ist und welche Abstimmungsnotwendigkeiten es gibt.

Diese klare gemeinsame Sicht ermöglicht es, schnelle Entscheidungen bei gleichzeitig verteilter Verantwortung treffen zu können. Das fördert auch eine bessere Zusammenarbeit, Kommunikation und trägt dazu bei, die Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten.